会议活动场地布置早知道

2014-04-03 12:31:59

一场会议活动的完美落幕,除了专业的团队进行整个流程的把控、丰富精彩的会议活动内容,完美的会场布置在会议活动中也发挥着重要的作用。

会场布置通常要营造此会议活动相对应的氛围,会小二网www.huixiaoer.com)以多年的办会经验,为大家细致总结了会场布置的相关知识和注意事项,让您会议活动前早早知道如何布置场地。

一、场地布置

1. 剧院式

适于大型论坛、研讨会、演讲、新闻发布会等活动,座椅横向成排,面向主席台。除了横排外,座椅也可编成环形,或跟随焦点形成所需角度。适于参会者作为听众,无需书写的情形。

2. 课桌式

适于培训、讲座、总结会等活动,桌椅横向成排,面向讲台。便于参会者记录,及放置小吃饮料。

3. 宴会式

参会者围圆桌而坐。适合于公司年会、晚宴、答谢会、招待会和茶话会等。

4. U型式

将多张会议桌排成U型,座椅围合于桌后。方便参会者进行互动,也有利于演讲者播放幻灯片讲解。适合讨论会、头脑风暴等。

5. 酒会式

只摆放供应酒水、餐点的桌子,不设椅子。适合营造轻松随意的交流氛围。

6. 董事会式

中央放置一张长方形、圆形或椭圆形的大会议桌,座椅围合在桌边摆放。适合董事局会议,正式会客、接待重要来访、委员会会议等,便于营造专业和严肃的企业形象。

二、注意事项

1. 背景板搭建

主背景板在会议活动装饰搭建中占有非常重要的位置,它对整体会场气氛有着决定性作用。

制作背景板主要有两个部分:设计和制作。

设计方面:根据会议活动主题设计背景板,有的简约大方、有的热烈隆重、有的新颖独特等。

制作方面:选择材料,如PVC(宝丽布)、相纸写真、拉网展架、布面等。

搭建要注意事项也很多,如协调搭建时间、安排专业的搭建工人等。

2. 会议就座礼仪

如果受到邀请参加一个排定座位的会议,最好等着将自己引导到座位上去。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端;主席两边是为参加公司会议的客人和拜访者的座位,或是给高级管理人员、助理坐的,以便能帮助主席分发有关材料、接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。

如果会议中有很特殊的规定,例如,如果有从其他国家的其他公司来的代表,座位总是包括那个公司的高级代表,坐在长会议桌的中间,您的公司的高级管理人员坐在他们的对面,都在自己的身边坐着自己公司的职员,而会议桌的两端则空着。

通常客人坐在面对门口的座位上。

尽管座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排,业务会议不应区分性别,不应男女坐对面。

3. 会议标牌

标牌有两种最基本的标牌:一种是粘着性;另一种是塑胶套。大型会议中很少使用粘着性的,一般使用塑胶套、别针,有些可以加根吊绳挂在脖子上,也有一种可以移动的夹子。

现在一般会议筹办人不使用别针,因为容易弄坏衣服而采用可移动式夹子。如果使用塑胶套,一定要尺寸合适,否则不是太紧就是太松。为了避免错误,最好先买塑胶套再印标牌,大部分标牌有标准尺寸,现在大部分用电脑报名程式来制作标牌,在制作前要看看是否合适塑胶套尺寸,还要确定你打的名字、公司机构,还有其他资料是不是大小刚好,为了节省,可省略印大会日期,如果会议是每年都会召开,那可以一次印制2-3年份数。

4. 会议餐券

为了使会计作业方便,在出售餐券前先编号,如果有一种以上的票,就以不同颜色区分,在票上印上日期、时间、地点,如果可能,票价最好订个整数,这样比较节省找钱的时间。假如大会包括用餐或晚宴,给与会者票来交换餐券,虽然会增加一些人力,但是比较能控制数量不至于浪费太多。

【温馨提示】

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