如何组织一场高效、成功的会议?

2014-09-19 19:00:34

现在社会的发展越来越看重时间和效率,如何在预计的时间内或最短的时间内做好一件事,做成一件事,已经成为人们追求的目标,办会也是如此。下面我们就以包含餐、住宿的会议为例,来看一下组织一场高效、成功的会议需要做好哪些工作吧。

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  图片 苏州香格里拉大酒店-宴会厅

一、会前准备

1、明确会议预算、会议标准、会议目的、会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议议程。

会议预算:以公司规定为准

会议标准:会议场地的档次;经济性的要求,譬如宴会多少钱一桌,茶歇多少钱一份;与会人数控制在多少人之内。

会议目的:一定要明确,开会是为了做成哪几件事,比如会议要讨论什么,现场能解决什么,会后要贯彻的事项等等。

会议时间:根据公司高层的时间安排、适当考虑周六、日。

会议地点:会议性质不同,地点选择也不同,比如新品发布会选择在民生艺术馆、名校会堂等,储备经理和经理例会选择在风景点、渡假村等,核心经销商会议选择在高星级酒店、体育馆等,月度例会、区域导购员会议设在办事处等。

会议筹备人员还需要了解会议室的通风、异味、风水,会议室大小、会议桌椅安排(前后排足够大的空隙)、领导座位安排(一定有要电源接口)、投影仪、讲台、话筒、水牌、条幅位置、卫生间、茶休活动空间、会议指示牌、餐厅指示牌等信息。

在会议地点确定后,还需在会议通知里附上酒店位置简图,注明离飞机场、火车站、汽车站、地铁站多远,各具体路线都是什么。

与会人员:提前联系参会者,确认参会者的名单,在表格中注明参会者的单位、姓名、联系方式、前来参会的交通方式、是否吃饭住宿,需要派车接待的提前安排车辆,需要住宿的提前安排住宿,需要吃饭的提前订餐,并做到不到最后一刻不放弃电话统计。建议给与会者发送有公司高层电子签名的邀请函。

会议议题:紧扣会议目的,让会议在充分讨论中达成同识。

会议议程:不到最后一刻不放弃修改的可能性,会议主持人必须具备优秀的时间控场能力。

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图片 深圳福田香格里拉大酒店-演播厅

2、会务组的安排

会务组人员确认、分工

组长负责统筹、公司高层接机、陪同;

组员1负责物料准备:条幅制作、拱门、雨伞、水果、茶点、笔记本、笔、酒水采购、卫生急救箱;

组员2负责签到、发放资料、房卡、餐券、收取房卡押金、大堂雨伞;

组员3负责会议室;

组员4负责餐饮、娱乐;

组员5机动备用。

建议筹备期每天开20分钟碰头会,会议前1天上下午各开30分沟通会。信息一定要互通,让每一个组员了解会议进行的动态进展,各自任务。大型会务可以在会议现场租用对讲机。

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图片 北京辽宁大厦-会议室

二、会议进行

1、组员1条幅等全部落实、组员4点菜、桌数等全部落实。

2、组员2要事前清楚人员是否有变更,特别是性别变换;房间是否可以事前安排,入住人是否同意您的安排;人员什么时候到达,部分人员可能会议早上来,就可省去报到晚的房费;与会人是否带了家属;与会人是否多来人等,为了了解与会人员是否会议中途退房走人,可以要求他们交100元房卡押金。

3、报到签名时,通知与会人晚餐时间、晚餐地点、会议地点。

4、晚餐时组员4必须在场,根据“先到先入席,满桌就开餐”原则,另外预备1桌在包间,以备公司高层用餐。

5、当晚组员3必须再调试一次话筒、投影仪,让领导高层再一次检核,问此布置妥否。

6、组员4根据报道晚餐情况,初定会议当天的进餐坐位。

7、会议最后一顿晚餐可开怀畅饮,建议设置“总裁荣誉宴”,邀请核心经销商与公司高层用餐。

8、酒店消费签单权只限1人,最多不超过2人。

9、会议中发放礼品调节气氛活跃度(礼品要求精美小巧、本地特色、实用性强)。

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图片 北京瑞吉酒店-政要厅

三、会议结束

1、建议会议第一天午餐前合影留念,建议安排基层优秀员工或经销商与公司高层同座合影。

2、退房、退卡、退押金、谈赔偿、结尾款。

3、凭有效发票、刷卡水单、会议签收表、会议现场相片、费用预算对比表、会议总结报告和审批流程核销。

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图片 亚洲大酒店-亚洲会堂

综上所述,准备工作的到位,妥善的分工和完美细节的支持才能造就一场高效、成功的会议。

【温馨提示】

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